Prowadząc w firmie pełną księgowość wszystkie zdarzenia gospodarcze, które mają miejsce należy zapisać w księgach rachunkowych. Dokumentami, na podstawie których dokonuje się ewidencji są dowody księgowe. Dokumenty te powinny być sprawdzane pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości dowody księgowe muszą być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów.
Co musi zawierać każdy dokument księgowy:
- rodzaj dowodu oraz numer identyfikacyjny,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji gospodarczej,
- datę dokonania operacji,
- datę wystawienia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu,
- podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- dekretację dowodu oraz podpis osoby odpowiedzialnej.
Jakie wyróżniamy rodzaje dowodów księgowych:
- dowody zewnętrzne własne – przekazywane są kontrahentowi,
- dowody zewnętrzne obce – otrzymywane są od kontrahentów,
- dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki,
- dowody zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą zostać wymienione w dowodzie zbiorczym,
- dowody zastępcze – wystawiane są do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
- dowody rozliczeniowe – ujmujące dokonane wcześniej zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
- dowody korygujące – poprawiające poprzednie zapisy.
Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Dowody te muszą zostać odpowiednio zabezpieczone.
Przeczytaj: Co to jest podpis elektroniczny?
Prowadzenie księgowości 